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浅论档案数字化管理

现代社会是全球信息化时代，互联网 理论的应用使得各行各业更是飞速发展。计算机网络技术的发展，使得企业的办公自动化程度提高，产生大量不同载体的档案，不但使档案管理面临严峻的考验，同时也提出了提高档案的利用率的迫切要求。那么如何才能让档案跟上企业发展的步伐，为现代的经济发展提供有力的依据和作用呢?本文阐述了企业档案的作用就档案载体分析数字化的优势、数字化的原则、存在的问题及几点建议。

1、企业档案的价值与作用：

企业档案是企业在过去的生产经营过程中形成的具有一定使用价值的文件材料，它真实的记录了企业历史活动的经过和企业运营发展的成果、经验教训并收集情报信息，为企业管理工作决策提供宝贵的经验，同时为维护企业自身的合法权益提供有力武器；企业在深化改革、转换经营机制、提高经济效益决策中，档案为科学分析、研究、预测提供有力依据；^[1]企业档案能为生产经营管理以及合同、法律纠纷提供有力的凭据。

2、电子档案优势：

随着互联网发展，办公现代化程度的提高，电子邮件、电子契约合同等电子文件越来越多，电子文件带给我们的不仅是一种挑战也是一次提高档案管理水平、充分发挥档案信息效用的机遇。

2.1电子档案的特性

电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹；但电子档案存储量大、对存储场地要求不高、查询方便快捷，更有利于实现资源共享。                                                                    2.2电子档案优势   

1.效率高速度快，可快速查阅相关资料大大提高了工作效率；

2.提高档案信息利率用，可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破传统利用方式和空间局限，可以多人在不同的地方同时查询同一档案资料，真正实现资源共享；

3.促进档案实体保护，档案保管更加安全，以往纸质档案不利于查阅而且纸质档案易脏、易碎、易丢失；电子档案直接查询，可通过终端上根据权限不同浏览文档，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离；

4.节约档案占用空间，电子档案具有存储密度大容纳信息量多，记录速度快传播速度快等特点，电子档案丰富了档案管理体系，为传统档案利用开辟了一条新路。^[2]

 综上所述电子档案在保管、利用方面比纸质档案更具有优势，1996年第十三届国际档案大会上，美国《档案与博物信息》的编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案（Physical archive）和实态档案库（Physical repositories ofarchives）相对应的虚拟档案（Virtual archives）^[3]。由此，发达国家首先开始了“数字化图书馆工程”的建设，也就相应地出现了“数字化管理”的概念.

3、企业档案的数字化  3.1企业档案数字化意义

“档案数字化管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，运用储存技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，通过计算机系统可以发布到局域网、企业内部网，最终实现“数字化档案”管理的技术。

数字化档案具有纸质档案和其他档案不可比拟优点，数字档案信息检索方便，传输速度快，不受时间限制；数字化档案管理可以极大的提高企业档案工作的效率，节省查阅者和档案管理员的时间；^[4]新时代“互联网 ”更是为档案服务提供了一个新型平台—档案云服务平台，档案云服务平台通过整合虚拟资源提供数据存储统筹交互，结合“互联网 ”来实现各级档案资源信息化管理，更好的开辟企业档案服务新模式。

3.2、企业档案信息数字化的重要性：

3.2.1企业的发展使档案数字化管理的成为必然

互联网提高了人们处理和交换各类信息的速度和能力。对于发展中的企业来说，信息的需求尤为迫切，落后的档案保管方式于企业发展速度不相适应，跟不上发展的需求，而数字化档案管理则可以提高档案查询的速度和利用率，成为档案管理的必然。

企业发展和办公自动化程度的提高要求企业档案管理有与之相适应的管理模式。企业的信息化建设总是以实际应用为主导,由于互联网技术的广泛应用，为企业档案的数字化管理提供了有力的工作平台。

3.2.2档案的数字化管理与传统的档案管理相比有着可行性和先进性

档案数字化管理是充分发挥计算机及网络系统的强大功能，采用先进数字化存储技术，使档案具有安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查寻和实时浏览等特点，使档案信息资源管理智能化，可以让利用者运用多媒体技术进行智能化检索，检索速度快、效率高、范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理，比落后的档案管理方式有很大的进步。

1、档案管理实现数字化，可以使档案管理及时方便、完整快捷，使大量的企业档案资料及时快速归档，不必像以往那样年底集中归档，既保证了档案的归档质量，又可以相对减轻工作量，使企业档案的形成单位与档案管理部门形成快速通道，通过先进的计算机网络实现数字化管理，使传统的档案管理工作由繁琐、迟缓、落后变得更加省时省力，方便快捷。

2、用户可以随时随地的通过计算机网络，利用数字化档案管理系统，快速、及时、准确查询信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。可以在网上提前预约申请、网上授权快速查阅、调卷，并可以及时反馈利用效果。对于一些原始的、纸质的重要档案原件，可以在网上提供利用的，就不必提供纸质原件，对档案保护工作非常有力，使得办公人员真正做到足不出户就能查到所需资料。由于数字化信息的超时空流动，可以使我们企业的数字化档案成为“无墙界档案”，我们的档案管理部门也从资料实体的保管库房演变为提供方便、有效利用的综合信息控制中心。

3、企业发展，是以提高企业的经济效益为主要目的。实现企业档案的数字化管理，不仅为企业各项事业的发展提供了有力的保障，而且在人力、物力、财力等各方面为企业节约了大量的成本。计算机、网络技术的普及应用、实现无纸化办公，节约了办公费用和人员用工，也节约了保管费用及占地空间，有效的降低成本。^[5] 如果不重视信息现代化的建设，就无法及时掌握现代化的信息，最终将会被信息社会淘汰。

3.3档案数字化的原则：

为了确保企业档案数字化建设发展，企业档案数字化应遵循一定的规则：要遵循重要档案数字化的价值性原则、常用档案数字化的实用性原则、开放档案数字化的开放性原则、褪迹档案数字化的抢救性原则，解密档案数字化的及时性原则，目录数字化与全文数字化分步的时效性原则，档案数字化加工与利用同步的一致性原则。^[6]同时还要注重用户至上、标准规范、机制保障、资源共享和安全保密的原则。                                                        
4、档案数字化管理存在的问题和建议
4.1存在的问题：

1、技术方面：技术还不成熟，录入速度慢准确率低、扫描质量不高，速度慢及汉字识别率低。电子档案信息的内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度；硬件设施缺乏，建设数字化档案管理是一项耗资巨大的工程,需要投入许多人力物力。而目前企业的硬件设备还远远没有达到对档案馆档案全部数字化管理的能力。
    2、人才方面：缺乏新型的档案专业人才。为了适应数字化档案管理的要求，我们需要努力提高档案信息开发人员的素质。而目前我国现有的档案管理人员无论在意识上或者是技术上都和国际的标准相差很远。这也是严重阻碍着我国数字化档案管理发展。要真正在档案工作上做到和世界接轨，必须大力培养自己的现代化档案人才。现代档案管理工作涉及到信息、科技、语言等多元化的知识结构，需要复合型人才，他们不仅能善于管理档案，而且还要了解产品技术特性。

3、安全问题：由于档案数字化后，有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。

4、数字化档案的法律效力问题：由于电子档案的被篡改后不易察觉的特性使得电子档案的原始性变得不确定，因此电子档案的原始性和法律效力受到质疑阻碍了档案数字化的发展。

4.2建议：

1、加强数字化硬件建设和软件开发。加强环境改造提供相应的技术支持。实行“双套制”保管档案的方法，既保存数字化档案的同时也保存对应的纸质档案。纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。

2、培训档案管理人员有档案、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能。使档案管理人员技能进行日常维护、维修保障各种专业设施的正常运行又能掌握计算机、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，成为适应数字化建设发展需要复合型人才。大数据时代，只有不断更新和完善信息，提高服务质量才能跟上企业发展的步伐。

3、加强系统访问控制、数据保护和系统安全监控管理等基本功能，确保档案数据安全。可利用现代化的指纹技术、嵌入水印、设置文件加密等技术来设置修改权限防止人为篡改，损毁，提高电子档案的原始性。对电子档案加以备份保存，以防电子信息的丢失损毁。

在现代社会知识爆炸的年代，信息是企业发展的先决条件，没有信息就没有出路。近年来，中国在互联网技术产业应用以及跨界融合等方面取得积极进展，已具备加快推进“互联网 ”技术发展的坚实基础^[7]，作为数字化档案管理要深度融合“互联网 ”创新成果，充分利用大数据管理模式加强数字化档案的技术开发和创新应用,不断地提升档案管理能力，提高档案管理水平，充分发挥档案管理在企业经营中的支撑作用，从而有效地服务于企业，为企业的发展提供更多的现代化的信息。