关于新时期国有企业档案管理工作 提升的几点思考

作者:丛坤  来源:  日期:2020年3月20日

目前,在我国国有企业的生产运营过程中,企业的档案管理师一项不可或缺的辅助性工作,它不仅详细记录了国有企业实际的生产运营状态,同时还能为企业今后的发展策略以及改革创新提供参考依据。因此,在新时期国有企业管理层要做好该企业的档案管理工作,对工作中存在的问题要加以研究,以此来实现档案管理工作的改进以及优化。

   一、国有企业档案管理现状浅谈

  档案作为记录凭证,在某种意义上来说等同于票据。对企业而言,合理管理档案等于是对企业无形资产的最大化保护,然而当前多数国有企业档案管理或是止步不前,或是因循旧制,创新意识与档案管理知识的匮乏造成当前的国有企业管理现状呈现如下形式:

  1.专业档案管理人员缺失,管理“兼职化”

  目前,我国处于转型期的国有企业正在不断注入新鲜血液,但是其成长仍然有限,相当一部分80、90后新进员工仍需骨干员工栽培。相对的,骨干级员工往往较少接受系统的档案管理知识的学习,档案管理的年龄衔接上存在盲区。此外,鉴于企业人力资源成本的上升,国有企业不断改革职工队伍建设,精简办公机构,往往兼职现象存在较多。因此在档案管理方面出现兼职化趋势较明显。

  2.档案管理意识不强,界定不明确

  提及档案管理,相当一部分的国企员工会感到陌生,甚至完全不知道有档案管理的说法。在很多员工意识里,档案的界定也不明确,什么是档案这一问题很少有人能全面地阐释。其中有很大一部分员工认为档案就是公司每年大事记的音像、书面材料的汇总,其实不然,档案作为对一个公司或者团体乃至国家而言,是多种资料的汇编。不仅只局限于图片、大事记这些方面,例如对员工信息、经营合同、资金流动等各个方面来谈,档案的存在都是必要的,切实的,并且影响与作用是相当远大的。因此界定好、定义好档案,做好档案管理是必要的,而不是主观思想上档案是每年领导备查的材料。档案管理意识不强,定义不好档案是目前国有企业的一大问题。

  二、国有企业档案管理面临的新环境

  新的历史背景下,国有企业的改革是实现国有企业突破瓶颈再发展的必由之路,加强现代化企业制度的建设是必然的历史趋势。面对改革格局,国有企业获得巨大的机遇与挑战,谁能抓住改革的浪潮,谁就能实现激越式发展。因此,加强国有企业档案管理建设是切实符合历史发展要求的,国有企业档案管理其背后是改革大环境的一个缩影,实行国有企业档案制度、体系的改革与调整是具备改革环境的。具体来看,主要表现为以下三种新环境:

  一是企业产业链的持续完善促使国有企业档案管理面临新的结构环境。当前,多数国有企业在面对市场竞争机制时不断改进应对能力,挖掘企业自身潜力,逐步向主营业务的上下游不断延伸,向相关领域不断拓展,由单一一元化向相关多元化不断挺进。在这一过程中,无形地产生了大量的文件资料,这些新生的档案资料就需要档案管理机构与人员及时改变档案管理结构,及时按门类、收纳结构等作出适应性调整。

  二是伴随科技革命的进程加快,信息化的步伐造成国有企业档案管理面临新的技术环境。信息化建设的结果是各个企业通过局域网、区域网和远程互动平台方面建设保证企业产品、资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得不同程度的进展。作为企业各种信息归集、编研、提供利用的机构,档案管理机构的管理手段、存储介质等要素不可能脱离其间。因此,面临新的技术环境是迫切的现实客观实际。

  三、国有企业档案管理工作提升的几点建议

  1.档案管理组织形式应多元化

  伴随国有企业发展面临市场机制与改革形势的新要求,档案管理工作也应作出相应的组织调整,现代企业制度要求法人作为企业监管主体,在企业内部生产经营、物资设备、人力资源等方面都具有相应的自主权。而各行各业本身的企业特质又不尽相同,如何管理本公司档案,企业自身就应该因地制宜,有计划有目的地选择适合本单位的档案管理模式:如选择梯级档案管理模式,子(分)公司具备一定档案管理权限,总公司每年定期档案检查;再如实行网状档案管理模式,由档案管理部门牵头,各相关部门进行资料收集工作,最后交由档案管理部门汇总整理;再或者采用层级责任人档案管理模式,分一级、二级……每一级配置责任人,逐级管理,责任到人。

  如此,营造丰富多彩的多元化管理格局更能适应公司发展特质需要,能适应公司发展调节、具备创新性和创造性的档案管理模式更方便企业科学管理步调。

  2.档案管理结构方式应网络化

  当下处在知识经济时代,网络越来越成为办公必不可少的组成部分。互联网信息技术革新加速了信息资源的共享率和淘汰率,这就意味着抓住网络时代的“列车”,就是抓住瞬变的信息资源。因此,对渴求深度转变的现代国企来说,其建设也必须是信息化的。针对本文议题更直接地说,就是企业档案管理结构方式应更加网络化。通过网络化的档案管理结构,可以将档案信息资源最大传递容量、最快传输速度的异时异地的调阅,通过网络连接,利用者可以随时进入企业档案管理中心,将信息快速反馈至查阅者。如此,计算机终端上电子档案与档案室纸质档案无形地组成枢纽,这样极大减少了信息流转程序,保证档案资源流通性与时效性的统一。

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