档案信息资源的开发和利用

作者:于彦萍  来源:  日期:2020年7月30日

当今世界已步入信息时代,信息的收集、储存、开发利用成为横跨社会众多行业的生产过程和促进社会发展的战略性资源。作为信息的重要组成部分———档案信息也越来越受到人们的重视。档案作为历史的记录,知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始,最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。推进档案信息资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的促进作用。我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展,档案服务职能已从行政服务向社会化服务过渡,档案信息资源作为社会共享的信息资源的一部分,如何最大限度地开发和利用档案信息资源,对我国社会主义市场经济建设具有十分重要的意义。

一、开发利用档案信息的理论根据

1、开发利用档案信息是充分发挥其作用和价值的重要手段。档案存在的价值最终在于利用。档案信息是整个社会信息资源的组成部分,它自身潜在的价值只有通过开发利用才能显示出来。通过快速有效的信息交流,实现档案信息资源在全社会范围内的充分共享,已经成为当前信息环境下档案信息开发利用的发展趋势。也只有这样,才能体现其效益,否则,档案信息就不成为其真正意义上的信息。

2、档案信息是最真实、最原始、最有说服力的历史记录,它包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证,只有合理、科学地开发利用其内在信息,将其转化为生产力,才能在市场经济社会中发挥出巨大的潜力,为社会主义现代化建设提供法律、可靠凭证和现实参考价值的信息资源。尤其是在经济全球化的浪潮中,信息的占有率、信息的开发利用率,已经愈来愈明显的成为占领经济领域制高点的重要标志,而档案信息作为最基础的信息资源,具有不可估量的开发利用价值。

3、档案信息作为社会信息资源的组成部分,是一种技术资源、管理资源和决策资源。大力开发和利用好档案信息资源必将对完善整个信息市场结构产生积极的影响,同时也是社会主义经济发展的必然趋势,对推动全社会的管理和建设、对社会政治和经济发展的各个方面都具有重要意义。

二、当前在传统档案信息的开发利用上存在的问题

1、思想观念上。信息是一种客观存在。档案展示人类社会发展的历史轨迹,是筹划社会未来发展的可靠依据。但是,由于档案系统长期形成的封闭和半封闭的环境的影响,许多档案部门和档案工作者的思想观念,仍然停留在“重管轻用”的观念上,认为只要按时接收,按时开放,提供凭据就行了。对于如何开发档案信息,提高档案利用率想的少。另外,《档案法》规定:档案馆定期接收党政机关和重点企业保管的满10年以上的档案,因此,档案信息较为陈旧,门类也比较少,主要是文书档案。部分档案工作者认为这部分档案没有什么开发价值,再怎么使劲开发,也创造不出经济效益。

2、在利用方式上。档案信息的开发利用,面临着科技进步、经济建设、社会事业迅速发展的挑战。许多档案馆,都在以提供原始档案、利用效果汇编、文件汇编、目录汇集等方式进行档案信息的开发和利用,千人一面,千篇一律,方式陈旧。从总体上看,这种对档案信息的利用开发方式缺乏对信息的再加工,缺乏专题编研,这种形式是机械的提供利用,只是提供某种证据罢了。而大量分布在档案资料中的信息未能得到良好的认识,必然导致了档案信息利用效率低。

3、在利用手段上。档案信息的开发利用,面临着现代技术设备的挑战。随着现代科学技术的发展,电子计算机和现代通讯传导技术成为当代社会的标志。而有些档案管理机构,特别是一些县级档案馆,由于各方面的条件限制,有限的资金只能用于维持最低水平的档案工作的运转。因此,也导致了设备、技术条件的落后。而另一些有条件配备计算机、网络技术的档案管理部门、保管机构,缺乏对计算机通讯技术在档案工作现代化进程中重要性的认识,没有将先进的技术真正融入到日常的档案信息开发工作中去,没有很好的利用高效率的信息技术,造成档案工作与时代科技发展脱轨。

三、加强档案信息开发利用的途径和方式

档案信息作为记载人类生产、社会活动的真实的历史,已经不仅是一种珍贵的资源,还必将发展成为一门新型的产业。随着我国加入WTO和经济、社会的全面发展和进步,档案信息也将发挥将越来越大的作用,日益显示出其巨大的社会效益、经济效益和综合效益。如何通过对档案信息资源开发的重视来引导传统档案的利用,已经成为我们迫切学要解决的问题。

1、建立档案信息中心。以市局为中心,辐射各镇、办事处,与市档案局形成网络,从而达到信息共享。即解决了反复调阅档案及核查的苦恼,也能大大减轻工作人员的劳动,从而提高工作效益并真正发挥档案的有效价值。同时加大力度搞好丰富馆藏的工作。增强优化馆 ( ) 藏档案的种类、结构的意识,正确认识处理档案完整与精练的关系;拓宽收集面,将反映本地区自然、社会、历史以及经济建设内的档案资料及时接收进来,特别是对突出经济建设内容档案的接收,加强经济信息的储备,增强为经济建设和社会服务的能力。在丰富优质的馆藏资料的过程中,特别要注意反映本地区的特色和具有时代特点的档案,要善于发现及时接收。从根本上改变馆藏档案数量少、结构单一、载体单一、内容单一、利用价值不高的现象,真正发挥信息资源中心的优势,成为社会各方面利用档案资料的中心。

2、加强档案信息报道与交流。由于档案工作的性质是服务性、后勤性,同时兼之的滞后性和一定程序的隐蔽性的特点,所以社会上目前有一部分人对档案和档案工作不甚了解或产生误解,有些人认为档案馆就是“仓库”,这说明我们档案工作者在宣传方面做得还不够,档案部门应把它作为一项长期任务来抓,要加强对开放档案内容和目录的宣传。档案馆(室) 可以通过广播、电视、报刊等媒体向社会广泛宣传,还可以编印出版档案目录、馆藏指南,使公众了解和熟悉档案馆(室)馆藏的内容,引导公众有针对性地利用档案。

3、提高档案服务现代化水平,建立现代档案信息资源管理新模式。要最大程度的符合现代社会需求,首先要提高档案工作的技术手段,强化档案基础工作的规范化和标准化,普及计算机及网络的应用,对档案进行科学地整理、保管,改变过去以查阅案卷为主的单一档案利用模式,适应多样化需求。应用各种高新技术,为档案利用与发展提供全面的技术支持。建立网上电子档案馆或虚拟档案馆,通过网络实现档案信息的远距离快速传输,让档案信息资源“流动”起来,使分散单一、封闭的档案信息转化为综合开放、类别丰富,跨地区、跨行业、甚至跨国界的档案信息,实现档案资源共享和档案信息利用的数字化、自动化、网络化。随着现代信息技术的发展,传统的档案实体管理体系向现代档案信息管理利用新模式的发展是适应社会环境变化需求的必然趋势。

在新时期,我们应该深入社会,了解社会对档案信息的需要,合理高效地做好档案的开发利用。一方面,做到更好的保管珍贵的档案,为以后的利用打下基础;另一方面,为在党的领导下实现祖国统一,建设人与自然和谐发展的小康社会提供积极的信息资源。在档案意识深入人心,扩大社会的档案意识的同时,也要加强档案人员的社会意识,使档案信息走出“故纸堆”的束缚,真正面向社会,要做到从内到外,从外到内的双赢。

(作者单位:山东招金集团有限公司


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