论加强档案管理现代化的重要性

作者:于彦萍  来源:  日期:2020年9月7日

随着社会的不断向前发展,档案管理工作势必也要与时俱进。传统的档案管理工作方法,已无法适应当前工作的需求。档案管理的现代化已迫在眉睫,势在必行。合理科学的对档案进行管理,不但可以对企业或单位的业绩给予衡量,还可以对企业或单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果,因此,档案可以为日后企业或单位的发展提供最完全的准备资料,方便做出科学合理的分析,是制定发展方向最好的参考资料。随着我国的全面发展与进步,档案管理工作不仅在观念上需要改变,在管理的方式上同样需要改变,利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为企业或单位的资源取向、模式、战略,以及未来的发展都受档案管理工作的影响,所以档案管理工作为企业或单位取得市场竞争,全面发展有着重要的意义。实现档案管理的现代化,其内涵体现在以下几个方面:

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

1、知识经济时代,档案事业的内涵和外延将进一步扩大。在知识经济时代,能够以档案形式存在的信息,将是人类知识与信息高度浓缩的精华,也是档案能够得以存在的内在生命力。所以,信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征,档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数,而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络技术,新的载体形式将会不断涌现。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延,将不会使档案种类混杂,分类关系不清,这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

2、依托先进的技术设备,知识经济将推动档案事业发展进程。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此。计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义等等。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。档案工作电子计算机化与档案存贮微化,是今后一段时间内档案工作技术现代化的核心内容,也是档案工作现代化的一个标志。

3、知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济更需要增强开放档案意识,树立依法治档的观念,注入批判继承精神,探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学,情报学的相关理论,加强基础工作,调整供求关系,加强定量管理,提高利用效率,把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

4、知识经济时代,对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样,才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来,发挥出最大的效能推动档案事业发展。

二、加快档案管理工作现代化进程的途径

1、分清轻重缓急,循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排序,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高利用的效率。

2档案入录的及时与灵活性,影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比,如今的档案管理工作新增加了信息化的管理,将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性,用现代合理科学的管理方式,实现信息化,不仅提高了档案管理的成果,还提高了档案管理的效率。分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入时间,既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育。加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识,拓宽服务领域。要从“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。做到知识经济发展到哪里,档案工作应延伸到哪里。

7合理科学的对档案进行管理,不但可以对企业或单位的业绩给予衡量,还可以对企业或单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果,因此,档案可以为日后企业或单位的发展提供最完全的准备资料,方便做出科学合理的分析,是制定发展方向最好的参考资料。随着我国的全面发展与进步,档案管理工作不仅在观念上需要改变,在管理的方式上同样需要改变,利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为企业或单位的资源取向、模式、战略,以及未来的发展都受档案管理工作的影响,所以档案管理工作为企业或单位取得市场竞争,全面发展有着重要的意义,所以培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才,就成为了当务之急。要尽快培养既懂专业知识,又懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

8、档案管理工作的安全性。由于档案管理工作的重要性,确保档案的丢失、泄密,因此,要委派专门的档案管理人员进行管理,同时也要在安全工作上做好一切措施,例如:做好防盗、防火,以及防蛀等。由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关,不管是在档案的查阅上,还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密,安全性,因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。随着目前档案管理工作实行集中式的管理以后,档案管理工作的安全度得到很好的提高。在档案的建立上,采取了严格的监督机制。在档案的查阅上,则制定了非与档案相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的。这样一来就使档案管理工作得到了保证。

总而言之,我国的发展变化,使档案管理工作在新形势和任务的条件下,不仅要学会和认识、理解档案管理工作的中的重要性及作用,还要使档案资源成为所需要的财富。由于档案所记录的内容反映着以往历史的情况,是最为有效的考察依据,因此,基于它所具有的重要性,作为档案管理工作的企业和单位就必须从基础做好档案管理工作,并进行妥当的保管。知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机,赶上这次浪潮,我们就会缩短与先进国家的差距,在知识经济的发展中大显身手。相信经济全体档案界同仁的共同努力,我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章,画出最新、最美的图画。

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