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国企监管新规下国有企业 档案管理工作新思路

目前，为加强对出资企业国有资产的监督管理，依法履行出资人职责，进一步规范市属国有企业经济行为，促进企业健康发展，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国企业国有资产法》、《中共中央办公厅关于进一步推进国有企业贯彻落实“三重一大”决策制度的意见》、《山东省企业国有资产监督管理条例》等法律法规，各市均陆续出台了有关重大事项管理的规章制度。

因此，结合国有企业监管新规，做好企业的档案管理工作，对工作中存在的问题加以研究，以此来实现档案管理工作的改进以及优化是完善企业管理的必经之路。

充分认识档案管理对企业发展的至关重要性

     1．企业档案是企业文化、日常经营信息、重要历史档案资料的重要记载。企业档案是企业各项活动的记录，反映着企业的发展历程，记录了企业发挥过程中的关键性重大事件，收录了企业发展的时间表、履历表、光荣册、以及受训录。通过查阅企业档案，是快速了解企业，同企业共成长的最快速的方法。在企业发展的时间长河里，有成功、有喜悦、有经验同时也有教训，这对于减少企业在经营过程中的失误，使企业少走弯路是很有必要的。

2.企业文化传承及交流需要企业档案作为载体和桥梁。企业文化是企业的核心文化，同时是一个企业与同类企业间最本质的区别，具有不可替代性和不可复制性。一个具有优秀企业文化的企业，能够在激烈的市场竞争中更加具有底蕴和创新基石，能够在暴风雨来临时更加稳固而不易被掀翻，能够在与时俱进中更具有创新能力，能够把自身的文化同优秀传统文化相嫁接。但同时，企业文化的传承不是书本知识，不能通过老师的讲授来快速的学习及传承。这就需要档案来做最原始的记录，并在整理的过程中的得到不断的传承。同时，档案也是企业文化交流的桥梁。企业文化的形成并不是一朝一夕的事情，而是一个不断的传承与沉淀的漫长过程，在这一过程中，文化通过交流被企业员工所熟知，并在继承中不断完善。当每个员工都参与到企业文化的建设中来，在整个企业中才能形成一种良好的文化氛围。这一切都需要文化档案对企业历史进行记录，使每一代企业员工都能吸收借鉴前辈的先进经验，不断改进并发扬光大。企业间交流也是通过档案为桥梁进行最有效、最真实的互动。人员的交流、技术的交流都无法替代档案资料带来的历史感和真实感。

3.企业档案管理同时是对企业自身知识产权、合法经营具有重要保护意义。知识产权、日常经营资料、各类生产经营报表是企业合规经营及核心竞争力的重要因素。每一项知识产权都凝结着企业员工的大量心血，是一项重要的企业资产。企业档案记录了企业的各项活动，对于知识产权从研发到正式使用的过程都有相关记录；各类生产报表及财务报表都是反映企业经营情况的最真实、有效的记录。

二、国有企业档案管理依然存在诸多不完善的情况

　　档案作为记录凭证，在某种意义上来说等同于票据。对企业而言，合理管理档案等于是对企业无形资产的最大化保护，然而当前多数国有企业档案管理或是止步不前，或是因循旧制，创新意识与档案管理知识的匮乏造成当前的国有企业管理现状呈现如下形式：

　　1.对专职档案员依然缺少制度支持，“兼职化”情况普遍

近几年，国家到地方陆续出台政策，加强了党建工作和纪检工作，要求设置专职档案管理人员，但缺少制度文件要求。因此，很多企业从节省人力角度出发，普遍设置兼职档案员。但各企业档案员普遍较少接受系统的档案管理知识的学习。

2.档案管理意识依然不高，分类不明确

　　提及档案管理，相当一部分的国企员工会感到陌生，甚至完全不知道有档案管理的说法。在很多员工意识里，档案的界定也不明确，什么是档案这一问题很少有人能全面地阐释。其中有很大一部分员工认为档案就是公司每年大事记的音像、书面材料的汇总。而实质上，档案作为对一个公司或者团体乃至国家而言，是多种资料的汇编。不仅只局限于图片、大事记这些方面，例如对员工信息、经营合同、资金流动等各个方面来谈，档案的存在都是必要的、切实的，并且影响与作用是相当远大的。因此界定好、定义好档案，做好档案管理是必要的，而不是主观思想上认为档案是每年领导备查的材料。档案管理意识不强，定义不好档案是目前国有企业的一大问题。

　  三、国有企业档案管理面临的新环境

　　新的历史背景下，国有企业的改革是实现国有企业突破瓶颈再发展的必由之路，加强现代化企业制度的建设是必然的历史趋势。面对国企监管的新格局，谁能抓住改革的浪潮，谁就能实现激越式发展。因此，加强国有企业档案管理建设是切实符合历史发展要求的，国有企业档案管理其背后是改革大环境的一个缩影，实行国有企业档案制度、体系的改革与调整是具备改革环境的。具体来看，主要表现为以下方面：

　　一是国有企业及其权属企业发生的重大事项，依据国家出资企业重大事项管理暂行办法，必须向所在市政府或市国资局申报核准和备案的事项，在该事项申报核准和备案前，必须经公司党委会、董事会依据 “三重一大”决策实施管理办法的规定，按程序集体研究通过。企业党委会、董事会研究通过后，应当形成相关决议文件，再由企业协同集团分管部室向市政府或市国资局申报核准和备案企业产业链的持续完善促使国有企业档案管理面临新的结构环境。这些新规所产生的档案资料就需要档案管理机构与人员及时改变档案管理结构，及时按门类、收纳结构等作出适应性调整。

　　二是伴随科技迅速发展，档案管理面临新的技术环境。信息化建设的结果是各个企业通过局域网、区域网和远程互动平台方面建设保证企业产品、资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得不同程度的进展。作为企业各种信息归集、编研、提供利用的机构，档案管理机构的管理手段、存储介质等要素不可能脱离其间。因此，面临新的技术环境是迫切的现实客观实际。

四、国企监管新规下档案管理工作几点建议

1.全面突出档案管理在企业发展中的重要地位

新规中明确提出了对各类事项或经上级国资审核后报市政府批准，或实行报批、备案制。因此对企业“三重一大”事项的完整记录至关重要。档案管理应根据国企监管新规，强化对涉及公司“三重一大”类的档案进行重点梳理和存档。国企监管新规中规定企业增加或减少注册资本、出资设立新公司（含全资、控股子公司）、出资企业及其重要子企业进行特别监管类的重大投资项目，发行股票、债券等融资行为，出资企业及其重要子企业转让全部国有产权（股权）或转让部分国有产权（股权）致使出资人不再拥有控股权等重大事项均需经直属国企监管部门审核后报所在上级政府批准后实施。因此对该类事项的档案类资料的保存至关重要。对党委会研究、董事会研究的过程性档案及决议都是企业经营的核心资料和工作秘密，应该得到妥善保存，必要时对相关会议记录、报表、招投标文件、专家论证报告、表决情况等要进行定密管理，永久保存。

2.档案管理要更加突出分级管理及重点管理

伴随国有企业发展面临市场机制与改革形势的新要求，档案管理工作也应作出相应的组织调整，现代企业制度要求法人作为企业监管主体，在企业内部生产经营、物资设备、人力资源等方面都具有相应的自主权。而各行各业本身的企业特质又不尽相同，如何管理本公司档案，企业自身就应该因地制宜，有计划有目的地选择适合本单位的档案管理模式：如选择梯级档案管理模式，子（分）公司具备一定档案管理权限，总公司每年定期档案检查，规定范围内的重要资料要依规向上级部门移交，各企业留存电子版；再如实行网状档案管理模式，由档案管理部门牵头，各相关部门进行资料收集工作，最后交由档案管理部门汇总整理。另外根据国企监管新规，公司国有产权（股权）转让，国有股权变动、重大资产调整事项；拟从事与主业无关的股票、期货、证券、保险等高风险业务；企业股东代表/产权代表委派，企业董事会、监事会成员和总经理、副总经理的推荐；企业负责人年度薪酬分配方案以及中长期激励方案；年度内累计超过一定数额的对外捐赠；年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案和弥补亏损方案；董事会年度工作报告、重大事项报告、公司改革发展情况报告,以及其他正式报告；以及其他按规定应报集团公司核准的其他重大事项都应该被纳入到档案管理的重要内容。

3.信息化管理是当前档案管理的发展方向

当下处在知识经济时代，网络越来越成为办公必不可少的组成部分。互联网信息技术革新加速了信息资源的共享率和淘汰率，这就意味着谁抓住网络技术变革的浪潮，谁就能抓住瞬变的信息资源。因此，对渴求深度转变的现代国企来说，其建设也必须是信息化的。针对本文议题更直接地说，就是企业档案管理结构方式应更加网络化。通过网络化的档案管理结构，可以实现将档案信息资源最大传递容量、最快传输速度的异时异地调阅，通过网络连接，利用者可以随时进入企业档案管理中心，将信息快速反馈至查阅者。如此，计算机终端上的电子档案与档案室纸质档案无形地组成枢纽，这样极大减少了信息流转程序，保证档案资源流通性与时效性的统一。同时，电子档案的录入工作对于发展历史悠久的公司来说，将是巨大的工作量，但录入保存以后，在查阅过程中将极大的提高效率。全面提升网络档案建设质量和提升智能化系统是建设新型档案管理的核心过程。