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浅议人事档案数字化应用平台的建设与实施

一、人事档案数字化应用平台建设的背景、必要性

2022年3月，山东省委组织部印发的《2022—2025年山东省组织系统信息化工作规划》中明确提出，要持续提升各级组织人事部门干部人事档案数字化水平，扎实推动数字档案在线联查，鼓励建设利用干部档案智能库房，逐步实现省直部门（单位）数字档案集中管理，推进多媒体资料与数字档案有机结合。实现数字档案集中管理，既是上级组织部门的明确要求，也是下步人事档案管理的发展趋势。

山东能源集团联合重组后，组织机构和人员规模进一步扩大，管控难度不断加大，人事档案管理工作也日渐繁重。档案作为教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础地位愈加突出。目前能源集团人事档案管理呈散点式分布、多层级管理的状况，档案管理规范标准不一、审核政策尺度把握不一、档案管理质量参差不齐，在一定程度上加大了管理难度，影响了人事档案的使用效率。如何运用信息化手段提升档案管理的效率和质量，实时动态掌握各类人员的信息情况，及时准确地为集团科学决策提供详实数据，成为当下迫切需要解决的问题。将二三级单位扫描完成的档案数据归集起来，实现人事档案电子信息的集中高效管理，也亟待建立一个统一的人事档案数字化应用平台。

经过对集团人事档案业务的全面梳理及过往经验的总结，提出建设全面覆盖集团应用的“人事档案数字化应用平台”的构想。依托集团内网，建立以集团总部管控为主、向下覆盖二、三级管档单位的应用平台，实现单位之间、上下级之间档案转递、审核、利用和档案工作协同管理为一体的人事档案数字化应用平台。目的是通过“人事档案数字化应用平台”的建设，进一步巩固专项审核的工作成果，进一步提升人事档案管理的规范化、信息化和科学化水平，充分挖掘人事档案信息服务人才发展和企业发展的价值，进而将山东能源集团的组织人事工作推向一个新高度。

二、人事档案数字化应用平台建设的目标、意义

结合能源集团人事档案信息化建设现状，以“统筹规划、监管并举、科学利用、服务决策”为目标，建立覆盖21家二级单位、200余家三级单位的人事档案数字化应用平台，按照人事管理权限，实现分级负责、集中管理的应用要求。平台的建立将进一步提升人事档案业务的信息化管理水平，提高档案业务在线办理的协调联动能力，进一步加强档案分析研判的科学性、准确性，为组织工作科学决策提供精准服务。

1.符合国产化建设要求，统一集团人事档案数字化标准

平台的建设应符合国产化建设规范要求，满足在自主可控环境下档案数字资源管理、信息资源共享利用和电子档案的安全保存。在人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据检验等方面遵循中组部《干部人事档案数字化技术规范》，满足档案数字化采集、上报、接收相关技术要求，通过平台建设实现全集团人事档案数字化的标准统一。

2.建立人事档案数字化应用平台

建立集团应用的人事档案数字化应用平台，统一档案应用标准，实现档案查阅、借阅、审核、档案转递、散材料收集加工等流程的规范化、标准化管理，优化业务原有审批流程，规范业务表格运用，提升档案管理队伍专业技术水平。同时建立完善管档单位、管档人员的组织架构和管理机制，动态掌握机构和人员信息。

3.建立人事档案协同工作系统

通过平台的建立，打通集团本部、二级单位、三级单位档案管理工作，运用信息化手段，实现档案工作的信息发布、政策宣传、知识搜索、业务协同。各单位人事部门根据集团要求，及时在线开展档案相关业务，通过信息发布、在线交流互动，推进业务线上的一体化管理。同时，对逾期工作产生的风险及时预警，建立预警风险防控规则，对重点工作实现督查督办。

4.加强档案深度数据分析与利用

利用大数据、人工智能技术，实现人事档案结构化数据的识别提取，形成干部档案画像。在档案审核过程中，实现档案审核要点的自动标注、审核结果的自动生成，提高档案审核的专业性、规范性，减轻档案审核工作压力提高档案审核工作效率。通过大数据分析技术，对档案业务运行情况、档案数字化加工进展情况、档案工作推进情况、档案预警风险防控情况进行动态分析，为及时了解集团人事档案工作提供数据看板。

5.实现与集团人力资源系统对接

提供数据接口，实现档案平台与集团人力资源系统的信息共享，确保人事档案平台中的单位信息、人员信息与人力资源系统同步更新。

三、人事档案数字化应用平台建设的实施

（一）系统总体架构

1.总体架构设计

系统建设以一个体系、两套规范、多层结构的模式，搭建1个平台加 4大应用的整体设计框架。通过统一权限认证访问系统，实现人事档案业务的网上办理。平台，指协同平台；4大应用，指档案日常管理系统、档案审核系统、档案数字化加工系统、档案数据分析系统。

一个体系，即系统以标准化为本，根据系统总体设计标准、资源标准、业务标准、技术标准、信息安全标准以及接口标准为基础，形成系统的标准化建设体系。

两个规范，即接口及安全访问控制两套规范。在接口服务方面提供对外访问数据接口服务及其他档案管理系统信息交互服务；在安全访问控制方面，提供平台配置管理、安全审计、用户管理、日志管理等功能，确保平台访问的安全与稳定。

多层结构，即系统采用分层架构设计，由基础设施层、支撑层、业务层、展示层四部分组成。

2.技术架构选型

在应用层面采用符合J2EE（java 2 Platform Enterprise Edition）技术规范的多层构架。整个系统运行于应用服务器之上，利用应用中间件支撑系统的运行。

J2EE平台提供了一个基于组件的方法，进行设计、开发、装配及部署企业应用程序。J2EE平台提供了多层的分布式应用模型、组件重用、一致化的安全模型以及灵活的事务控制。而且J2EE规范已是事实上的国际技术标准，各厂商的J2EE平台必须符合J2EE规范，基于组件的J2EE解决方案不会被束缚在任何一个厂商的产品和API上，并完全可以做到跨系统平台（硬件平台、操作系统）、跨数据库服务器。

3.数据标准

可扩展标记语言（XML）是Web上的数据通用语言。XML是一种开放的标准，XML语言不受任何实体的控制也不归任何实体所有。XML可以扩展，XML标签可以被任何人创建并被其他人所采用。它使开发人员能够将结构化数据，从许多不同的应用程序传递到桌面，进行本地计算和演示。XML允许为特定应用程序创建唯一的数据格式，它是在服务器之间传输结构化数据的理想格式。在本系统中的数据传输和处理均采用XML规范标准进行设计，并采用标准的XML语言来描述系统接口，以适合可持续发展战略。

4.部署模式

人事档案数字化业务应用平台依托集团内网，将集团各级人事部门档案系统进行有机串联，实现数据及业务的整合。以集团党委组织部为中心，建立一体化人事档案数字化业务应用平台，实现账户及权限的统一管理，实现各级管档单位的业务互通，从管理角度达到自上而下的业务管理与指导，对档案工作实现平台化管理与监督管控，形成集团本部、二级单位、三级单位联通的档案业务及工作协同机制，为跨地域跨部门跨单位档案应用提供技术支撑。

（三）网络安全设计

1.档案信息保密

人事档案数字化业务应用平台对安全功能的要求包括信息保密性、身份的确定性、身份的不可否认性、文件的不可修改性、访问控制、身份验证和授权等。每一部分都非常重要。安全管理平台的各个组件基于统一的安全框架，提供了各方面的安全解决方案，降低了应用安全处理的复杂性。

2.信息保密性

由于网络的互联性和开放性，信息在网络中的传输不可避免地存在被监听的可能，提供针对数字证书的接口、数据加密传输，实现信息传输的保密性只有对信息进行加密，以密文方式传输，即使被监听，监听者也无法明白密文所表示的信息。对采集或传输的数据按照标准的加密组件进行了数据的加密，当数据到达后由对应的解密组件进行解密，提供了信息的加解密机制。

3.身份验证

安全管理结合现有的认证手段，可与已有的安全管理（身份认证）系统结合，利用身份认证证书实现系统安全登录。用户在进行身份认证过程中，支持多种认证方式，方便可靠地确认数据交换双方的身份，最大限度地保证了数据传输的可靠性。

（1）不可否认性

由于系统数据敏感性、严肃性，使用统一的认证服务，保证数据在传输过程中的各个环节都必须是不可否认的。

（2）不可修改性

传输后的信息是不可被修改的，一旦修改会造成巨大的损失或者承担一定的责任，信息的不可修改性保证了整个数据传输过程的严肃和公正。

（3）授权管理

系统应按信息安全“三员权限”模式，建立系统管理员、安全管理员和审计管理员角色。系统管理员主要对系统账户进行管理，具有建立、修改、删除功能，对用户登录口令可进行修改和初始化；对平台运行状态进行维护，对系统服务状态进行监控、管理。

（4）访问控制

系统采用字段级方式进行权限控制，系统管理员能够进行有效的权限访问控制，根据用户登录的信息，提供在用户权限之内的访问资源，有效地避免内部攻击，保证了系统资源的安全和完整性。

（5）安全审计

记录系统资源使用情况，可以实时监控本区域内的使用情况，为信息安全的执法提供依据。

（6）访问日志

安全管理平台具有完善的日志管理功能，能完整地记录系统资源使用情况、用户登录及访问等应用情况。通过日志信息的分析可以及时发现系统级和应用级的安全问题，消除安全隐患。

四、人事档案数字化应用平台实施后的效益评价

1.经济和社会效益明显

能够整合分散的人事档案信息资源，消除信息孤岛，实现信息的畅通流转与快速应用，达到资源的合理配置和实时共享。通过提供及时准确的人事信息，进一步提高人事管理工作的效率和决策水平。此外，数字化档案能够有效避免档案造假行为，降低组织人事部门辨别分析和纠错处理难度，提高工作效率。保护干部的同时，营造风清气正的干事创业氛围。

人事档案数字化应用平台，易于实现集约化、科学化、规范化管理，有效避免重复投资建设。通过集团化应用有利于提升管理水平、提高管理效率、优化管理流程、保障信息安全、节约管理成本，提高组织系统工作的经济效益。

2.业务部门效益突出

（1）减少维护成本。打通与人力资源系统数据接口，将减轻人事部门对于档案系统的人员、单位的信息维护的工作，实现一处维护多处利用。

（2）精准干部画像。通过深度数据分析，提取有价值的档案信息形成档案画像，进一步总结归纳人员特点、政治品德、成长经历、任用培养等，为集团选人用人提供决策依据。

（3）提升审核效率。通过OCR识别人工智能语义分析，实现智能查找缺失材料、在多份材料中印证档案的真实性、准确性，为档案审核提供智能审档服务。把档案审核流程化，逻辑化的思路由计算机替代完成，解决档案审核繁琐、复杂的工作，辅助人工档案审核，提供档案审核效率，增强档案审核全面性和严谨性。同时从档案识别出的信息与结构信息进行比对分析进而预警提醒差异信息。

（4）优化业务流程。提拔、调动等业务发生需要对下级单位管辖档案进行查看时，可以通过平台直接对档案进行浏览，无须下级单位配合；档案业务发生时，通过平台进行审批 ，生成相应的业务台账；通过授权后，党委组织部、人力资源、薪酬管理等相应的部门都可以根据授权使用档案支撑工作。

（5）方便保管保护。减少使用纸质档案的频次，有效保护原始档案免受再次损坏；退休职工档案社会化移交后，仍保有电子档案，可供需要时使用。