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论企业信用档案的建立与管理

一、信用的概念

信用是一个人乃至一家企业生存的根本。信用的意义不仅在于一笔交易的成败赚赔，而更在于它标志着一个企业的品质。信用是企业核心竞争力的一个重要组成部分，是一家企业长期发展的基石，也是企业文化的一个重要体现，应该成为一个企业长期战略的有机组成部分。市场经济是信用经济，是契约经济，是我国与国际市场接轨的通行证，是依法治国，规范和约束企业行为的一项重要举措。下一步，要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良行为记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。在建立、完善企业和个人信用体系的过程中，将有大量的信用档案产生，这些档案为企业合法经营，规范市场秩序，提高企业信用文化起到了积极的作用。步，要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良行为记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。在建立、完善企业和个人信用体系的过程中，将有大量的信用档案产生，这些档案为企业合法经营，规范市场秩序，提高企业信用文化起到了积极的作用。

二、关于企业信用档案

企业信用档案是记录、反映和证明企业在经营、销售、财务、税收、质量、资质、技术、法人行为、商标注册等方面信用状况的文字、证书、报表、实物、音像等材料，信用档案是对企业信用的体现和发展，是企业科学决策、抵御风险，提高竞争力，增强融资条件的重要依据和参考，是企业形象和品牌的反映。

信用的凭证或标志渗透在企业整个社会活动之中，其内容比较灵活，载体形式多样。从调查的情况看，主要包括如下内容。

1.银、企业务档案，企业于银行、信用社等金融机构业务的有关资料，特别是借贷偿还情况，抵押或担保贷款风险程度记录，国家评定的信用等级。

2.合同管理档案，单位合同管理机构和工作人员情况的档案，依法签订合同和行合同的档案，包括即使清结记录、书面合同等，合同未行时，有关情况的原始记录等。

3.企业经营、财务管理方面的信用档案，包括企业经营管理者的基本信息，企业经营状况记录，财务状况报表、税务登记及纳税情况。

4.产品信用档案，包括企业产品生产许可证，产品安全认证，企业产品质量检验，质量认证等方面，有关通过ISO9000国际质量认证体系，对于生产品牌产品的企业，还包括品牌产品的研制、开发、生产、销售、市场信息反馈等情况的原始记录，以及建立品牌建设，品质管理等环节所形成的档案材料。

5.企业信用荣誉档案，企业综合实力排名，利税完成情况排名，重合同守信用单位等级，获取科技进步奖励，获得奖杯、奖牌、奖状、奖章等以及其他能标志信用状况的荣誉称号。

6.社会评价信用档案，较高级别领导和国际、国内知名人士对企业视察、考察、访问时的评价录像资料和文字资料，企业参与文化事业获得的社会认可资料。

7.企业主要领导人个人信用档案，实践证明一个企业的兴衰除了相应的客观条件外，企业的主要领导人的品质、学识、组织能力、胆识等也非常重要。对于主要领导人个人信用档案应包括：个人的资历、经历、获得的荣誉称号，社会影响力，知名度、上级领导的评价、群众的拥戴程度，对企业的贡献等。

8.可以证明企业信用的一切资料。

三、企业信用档案的建立

企业信用档案对于企业的经营和发展起到十分重要的作用，所以建立企业信用档案体系是迫在眉睫的事情。企业信用档案对于企业和档案部门都是一个全新的概念，从开始建立就要高水平，高起点运作，但由于信用档案渗透于企业的整个经营活动中，对于收集和界定都是比较困难的事，我们要以创造性思维，全新的视觉看待信用档案体系的建立。首先，要使单位领导，决策者认识到在经济全球化、信息时代的今天企业信用档案的重要和建立信用档案体系的必要性。由于市场竞争的激烈和残酷，企业领导人往往十分注意企业的生产是否稳定，成本是否降低，销售是否正常，价格怎样，收入怎样，无暇顾及或者不会十分看重档案的事情。没有领导的支持和协调，这件很有意义的事也很难做好。其次，要说服企业有关部门给以大力支持，光有领导的重视还不够，因为建立信用档案体系牵涉到财务、经营、产品开发、质量管理、宣传、行政管理等许多部门，这些部门平时都有各自的业务，要在增加这项细致、繁琐的工作，没有对这件事重要意义的理解和对工作的热情，是不会尽心尽力做好的。第三，档案部门和档案人员要发扬默默奉献、埋头苦干的兰台精神。第四，要将“企业信用档案”的开发利用放在工作的首位，本着边整理组卷，便开发利用的原则。对于档案，不仅仅是社会组织或个人从事社会的一种历史记载、记录，而应当看作一种资源，而且是无可替代的资源，既然是资源，理所当然地要开发利用了。在市场经济的条件下，企业竞争异常激烈和残酷，谁能充分利用好资源谁就取得竞争的主动权，取得胜利，那种抱着金饭碗要饭吃的企业是没有出息的。

四、信用档案的管理

随着信用管理工作的不断发展和完善，大量信用档案的不断产生。加强信用档案的管理将势在必行。企业信用档案的建立和完善，是企业、个人信用制度建立健全的依据，是信用信息共享的基础。因此，企业应根据其发展需要，认真研究信用档案自身的特性与规律，不断探讨科学有效、具有可行性的管理方法和工作方法。

1.完善信用档案管理机制。各级档案行政管理部门和企业档案部门应结合档案的特点和要求，积极探讨信用档案的形成规律、产生范围、保管要求、利用形式。针对信用档案产生面广、采集困难、载体形式多样、管理分散等特点，将信用档案

管理列入企业管理的仪事日程，列入有关部门和人员的岗位职责，制订行之有效的制度、标准，建立信用档案工作网络体系，健全信用档案的管理机制，确保信用档案与信用管理工作同步、健康发展。

2.注意信用档案的收集工作。过去，企业在收集工作中，没有把信用档案列入收集范围中，而且企业的归档范围中也也没有这方面的内容。档案部门虽然或多或少地保存一部分信用档案，但缺存在内容不全面，整理不规范，利用不及时等问题。大多数档案都存在业务部门，更严重的很多部门和人员并没把其作为档案来管理。这势必会妨碍信用档案的管理和开发利用。因此，在企业改革发展中，档案部门应按照市场经济的特点，理顺工作思路，把握工作重点，扎实有效地做好信用档案的收集工作。首先，要在认真研究的基础上，重新制订企业档案的归档范围，不断补充完善包括信用档案在内的企业改革发展中产生的新的文件材料，丰富档案的内容。其次，档案人员要全面了解、熟悉信用记录产生的单位和部门，深入有关部门，有的放矢地做好收集工作。保证信用档案的齐全、完整，及时归档。理。这势必会妨碍信用档案的管理和开发利用。因此，在企业改革发展中，档案部门应按照市场经济的特点，理顺工作思路，把握工作重点，扎实有效地做好信用档案的收集工作。首先，要在认真研究的基础上，重新制订企业档案的归档范围，不断补充完善包括信用档案在内的企业改革发展中产生的新的文件材料，丰富档案的内容。其次，档案人员要全面了解、熟悉信用记录产生的单位和部门，深入有关部门，有的放矢地做好收集工作。保证信用档案的齐全、完整，及时归档。

3.做好信用档案的整理工作。信用档案不仅渗透到企业管理的方方面面，也设涉及到某些政府机关或专业管理部门。这就使得信用档案的载体形式丰富，门类繁多，制成材料多样，规格不一。如有文字档案；有奖状、证书、奖杯、奖旗等实物档案；还有照片、录音、录像等声像档案这给档案的整理工作带来了困难。因此，笔者认为，对信用档案的整理不应打乱原有档案的整理原则，要保持相对稳定；也不宜提炼出来独立设置一级类目，而应随其他类目一齐整理组卷，即将信用档案按问题分属到不同的类目中，同其他档案一同按时间――问题进行分类、组卷。另外，如果有些信用档案因其他原因不能按时移交综合档案室，企业档案部门应加强监督、指导，帮助其做好立卷工作，并及时掌握信用信息，保存信用档案目录。

五、信用档案的利用

加大信用档案的开发力度。做好信用档案的利用是档案工作更好地为中心工作服务的有效途径。信用档案的利用方式和形式很多。笔者认为，一是要编写专题目录。由于信用档案涉及单位多、面广，并按问题分属到不同类目中，保存方式不尽一致，很不便于查找、利用。因此，必须编写信用档案专题目录，其内容应包括顺序号、文件题名、时间、编制单位、所在档号等，虽然信用档案是分门别类进行整理的，而且有的还在基层单位保存，但编制了专题目录就很容易查找到你需要的档案，同时也可以全面了解和掌握本单位信用档案的情况。二是编辑专题汇编。要围绕企业工作重点，编写一些有价值的汇编。如主要技术性能汇编，产品市场获奖情况汇编，产品生产许可证或批文汇编，科技成果简介，《编制企业信用档案手册》，将信用档案中典型的、有说服力和感染力的案卷，像各种国际认证材料，荣誉材料、评比材料、处理合同异议、产品异议的材料等能充分体现企业在生产、经营和交往中诚实、守信的优秀品质的材料进行编辑、处理，形成一册内容丰富、图文并茂的《企业信用档案手册》，供企业业务部门和宣传部门在业务交往和宣传时让社会感受到本企业诚信为本、操守为重的良好形象。三是举办信用档案展览，以及各种宣传活动，为企业信用档案达到一定数量时，档案部门应和宣传部门、营销部门、采购部门等一起筹备信用档案的展览、新闻发布会或其他形式的选介活动广为宣传广造声势，使与企业联系业务的客户置身于体现该企业诚实、守信的良好氛围中。四是及时总结信用档案立卷和开发利用情况，展开对信用档案的理论研究和探讨，并撰写利用成果和编研成果论文。

在科技飞速发展的今天，信息传播速度非常快，在一个环节上出了问题，第二天就传遍全世界，让你无处藏身、信用扫地。所以无论是从企业的生产、经营来看，还是从企业的发展来看，信用都是企业存在的一个必不可少的前体提条件。信用怎样建立？等待国家最终形成国家信用体系吗？这无疑需要很长时间，也白白浪费了发展的机遇，让我们建立信心，从自己做起，一个以诚信为本、操守为重的良好风尚的社会将呼之欲出了。

(作者单位:山东省企业联合会)